7 Gebruik van hulpbronnen

De benodigde hulpbronnen (w.o. gebouwde omgeving, technologische hulpbronnen, facilitaire zaken, financiën en administratieve organisatie, professionele relaties en samenwerkingsovereenkomsten met andere zorginstellingen en stakeholders) en de wijze waarop deze dienend zijn aan het primaire proces, zijn bij ons beschreven in het Kwaliteitsplan en in ons kwaliteits- en veiligheidsmanagementsysteem: het Kwaliteitskompas. 

Over 2018 is een directiebeoordeling op dit kwaliteits- en veiligheidsmanagement-systeem uitgevoerd. In deze beoordeling is stilgestaan bij de verschillende instrumenten en systemen die onderdeel uitmaken van dit systeem:

  • Leiderschapsproces: context- en stakeholdersanalyse, governance, missie en visie
  • Beleids- en strategieproces: planning en beleidscyclus
  • Klantproces: werking primair proces, klanttevredenheid, klachten/incidenten, samenwerking Cliëntenraad
  • Medewerkersproces: personeelsverloop- en behoefte, personeelssamenstelling, personeelsmanagement, gesprekkencyclus, opleidingsbehoefte, ziekteverzuim, medewerkerstevredenheid
  • Veiligheid, gebouwen, materialen en middelen: gebouw, werkomgeving en materiaal (facilitaire processen), overige ondersteunende diensten, leveranciersbeoordeling
  • Maatschappij: wet- en regelgeving, partners, inspectierapportages
  • Processen: in- en externe audits, documentsysteem

Er is beoordeeld in hoeverre deze instrumenten en systemen naar wens functioneren en er is gekeken naar risico’s en mogelijkheden tot verbetering om hierop te sturen. Omdat er sinds 2012 geen directieboordeling was uitgevoerd, is deze keer gekozen voor een nulmeting, die passend is binnen de ontwikkelingen die binnen de organisatie plaatsvinden. Op deze wijze zijn op uitgebreide wijze alle bedrijfsprocessen uitgebreid in kaart gebracht en beoordeeld. De directiebeoordeling is afgesloten met een overzicht van de belangrijkste resultaten en verbeterkansen van de meest risicovolle processen, die jaarlijks tussen directie en het OOT besproken worden. Omdat dit overzicht pas in 2019 met de directeur-bestuurder en het OOT wordt besproken en vastgesteld, staan deze nog niet beschreven in het Jaar- en dit Kwaliteitsverslag. Na vaststelling worden deze punten meegenomen in de planning van de strategie: borging en bewaking in het Jaarplan van de Posten dat volgens de beleidscyclus (zie afbeelding 3) volgt. Naast de borging van de resultaten van de directiebeoordeling worden ook de belangrijkste resultaten van externe audits in 2019 geborgd en bewaakt. Hiervoor is in 2018 gestart met de ontwikkeling van een overzicht verbeteracties naar aanleiding van audits dat in 2019 dat ook volgens de beleidscyclus zal worden gevolgd. In deze beleidscyclus is de planning- en controlcyclus van de Posten geïntegreerd. De strategie- en beleidsplanvorming vinden plaats in regelmatige bijeenkomsten met de directie en het OOT. De planning hiervan is afgestemd op enerzijds de beleidscyclus van de Posten en anderzijds de vastgestelde data voor de opstelling van de begroting en jaarrekening.

Afbeelding 3:  de beleidscyclus van de Posten